レセプトの月遅れ請求とは?オンラインでの具体的なやり方と事前にできる対処法を公開!
クリニックや病院の経営において、診療報酬請求業務は欠かせないものです。
日々の診療の対価として受け取る報酬ですが、レセプトの提出期限を過ぎてしまうと「月遅れ請求」として扱われることになります。
月遅れ請求が発生すると、最悪の場合、請求が受理されず報酬を受け取れないケースもあります。
本記事では「レセプトの月遅れ請求をオンラインで行う方法や対処法」について詳しくご紹介します。
請求業務をスムーズに進め、経営の安定を図るための参考になれば幸いです。
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レセプトの月遅れ請求とは？
レセプトの月遅れ請求とは、本来の提出期限を過ぎた後に診療報酬を請求することを指します。
レセプト請求は、毎月10日までに社会保険診療報酬支払基金または国民健康保険団体連合会へ提出する必要があります。
この期限を守らないと当該月の請求はできず、翌月以降に「月遅れ請求」として取り扱われることになります。
月遅れ請求が発生する主な原因
月遅れ請求の原因はさまざまですが、特に多いのが「返戻」によるものです。
返戻とは提出したレセプトに不備があり、審査機関から差し戻されることを指します。
患者の保険証情報が誤っていたり、診療報酬の算定ルールに沿っていなかったりすると、レセプトが受理されず、修正して再提出する必要が出てきます。
この修正作業が期限内に間に合わず、結果として月遅れ請求になってしまうことがあります。
またスタッフの業務負担が大きく、請求業務が後回しになってしまうことも一因です。
特に小規模なクリニックでは事務スタッフが限られているため、日々の業務に追われて請求の準備が遅れてしまうケースが見られます。
電子カルテやレセプトコンピュータのシステムトラブルが発生し、データが正しく送信できなかった場合も、請求が遅れる原因となることがあります。
月遅れ請求が医療機関に与える影響
月遅れ請求が発生すると、診療報酬の受け取りが遅れ、クリニックや病院の資金繰りに影響を及ぼす可能性があります。
特に医療機関の経営は診療報酬に大きく依存しているため、まとまった収入が入らない期間が長引くと、スタッフの給与支払いや設備投資などに支障をきたすことも考えられます。
さらに返戻が繰り返されると、修正作業に多くの時間を割くことになり、結果的に事務スタッフの負担が増加します。
日々の業務と並行してレセプトの修正作業を行うことは、労力的にも精神的にも大きな負担となり、ミスを招く要因にもなります。
そのため月遅れ請求を防ぐための対策をしっかりと整えることが大切です。
関連記事: 【レセプトの提出期限が過ぎた】月遅れ請求はどうする?対処法も伝授!
レセプトの月遅れ請求のやり方
レセプトの月遅れ請求は、期限を過ぎてしまったレセプトを再提出し、適切に診療報酬を受け取るための手続きです。
オンライン請求が主流となっている現在では、専用のシステムを利用することでスムーズに処理できます。
しかし適切な方法を理解していないと、再び返戻されたり、請求漏れが発生したりする可能性があります。ここでは、月遅れ請求の具体的な手順と注意点を解説します。
オンライン請求で月遅れ請求を行う場合
現在、多くの医療機関がレセプトの請求をオンラインで行っています。
月遅れ請求も同様に、電子レセプトのシステムを活用して提出することができます。
まず、返戻されたレセプトの内容を確認します。
電子レセプト請求を行っている場合、支払基金や国保連から返戻データが送信されるので、専用のシステムでダウンロードし、該当するレセプトをチェックします。
どの部分に問題があったのかを特定し、電子カルテの記録と照らし合わせながら修正を行います。
次に、修正したレセプトを再提出します。
月遅れ請求の場合、通常の請求と同じ方法で提出しますが、請求の際に「月遅れ請求」として区別されるように設定する必要があります。
修正が完了したら送信前に最終確認を行い、提出します。
提出後は、システム上で受理状況を確認しましょう。
万が一、再度返戻されるようなことがあれば、迅速に対応することが重要です。
再請求後のレセプトが適切に処理されたことを確認するため、支払基金や国保連の審査結果も忘れずにチェックしましょう。
紙レセプトで月遅れ請求を行う場合
電子レセプト請求を導入していない医療機関では、紙レセプトを用いた請求を行うことになります。
紙レセプトの月遅れ請求では、修正したレセプトを手作業で準備し、再提出することになります。
まずは返戻されたレセプトを確認し、指摘された不備を修正します。
手書きで訂正を行い、必要に応じて新たに作成し直します。
その際に修正部分が明確になるように赤字で記入するなど、審査側が見やすい工夫をすることが大切です。
次に、修正したレセプトに「再請求」や「月遅れ」と明記し、提出書類に必要なスタンプを押します。
通常の請求とは異なり、月遅れ請求の書類には特定の記載が必要となるため、提出前に確認をしておくと安心です。
その後、レセプトをまとめ、所定の提出先に郵送または直接持参します。
郵送で提出する場合は到着までに時間がかかることがあるため、できるだけ早めに準備することが重要です。
万が一の紛失に備えて、控えを取っておくと安心でしょう。
月遅れ請求を行う際の注意点
月遅れ請求を行う際には、いくつかの注意点があります。
まず期限を過ぎたレセプトは審査が通常の請求よりも厳しくなる傾向があるため、細部までしっかりと確認することが重要です。
不備が残ったままだと再び返戻され、さらなる遅延につながる可能性があります。
また月遅れ請求は1回までしか行えないケースがほとんどです。
一度請求が通らなかった場合、原則として再請求の機会はありません。
そのため提出する前に記載ミスがないか、算定ルールに沿っているかを慎重にチェックする必要があります。
関連記事: 電子カルテの義務化はいつから?導入手順についても解説!
レセプトの月遅れ請求を防ぐためにできる対処法
月遅れ請求を防ぐためには、日頃のレセプト業務をスムーズに進める工夫が欠かせません。
ここではレセプトの月遅れ請求を防ぐために実践できる対策を紹介します。
提出期限を厳守するためのスケジュール管理
レセプト請求を期限内に提出するためには、日々の業務の中でスケジュール管理を徹底することが重要です。
締め切り直前に慌てることがないように準備を進めると、余裕をもって対応できます。
月初の診療が落ち着いたタイミングで一度レセプトの確認を行い、中旬までに最終チェックを済ませることで、万が一の修正対応も可能になります。
診療報酬の算定ルールに変更がないかを定期的に確認し、レセプトの作成時にミスを減らす工夫も大切です。
ダブルチェック体制を整えてミスを防ぐ
レセプト請求の遅れを防ぐためには、事前のチェック体制をしっかり整えておくことが重要です。
請求ミスの多くは、入力ミスや診療報酬算定ルールの誤りなどが原因となるため、複数のスタッフで確認する仕組みを作ると安心です。
最近では、AIを活用したレセプトチェックシステムも登場しており、算定ルールの誤りや記載ミスを自動で検出できるようになっています。
こうしたツールを活用すると、人的ミスを最小限に抑えることができるでしょう。
電子カルテとレセプトシステムを連携させる
レセプト請求の遅れを防ぐためには、電子カルテとレセプトシステムを連携させ、業務を効率化することも有効です。
電子カルテと連携することで診療内容が自動的にレセプトに反映されるため、手入力の手間を減らし、転記ミスを防ぐことができます。
またレセプト作成の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになれば、提出漏れを防ぐことが可能になります。
特に複数の診療科がある医療機関では、レセプト作成の担当者が分かれていることが多いため、システムで情報を一元管理することで作業の抜けや漏れを防げるでしょう。
スタッフの業務負担を軽減し、余裕を持たせる
レセプト請求の遅れが発生する背景には、スタッフの業務負担の大きさも関係しています。
日々の診療業務に追われ、請求業務に時間を割く余裕がない場合、どうしても作業が後回しになってしまいます。
そのため事務作業の効率化を図り、スタッフの負担を減らすことが大切です。
また診療報酬請求の専門知識を持ったスタッフを配置し、請求業務を専門的に担当する人員を確保するのも効果的な方法です。
関連記事: 薬局のレセプト業務とは?医療商社のプロが請求の流れや注意点まで解説!
【まとめ】レセプトの月遅れ請求はスムーズに行おう!
今回は「レセプトの月遅れ請求」について詳しく解説しました。
月遅れ請求は診療報酬の入金遅延を招き、医療機関の経営に影響を与える可能性があります。
日頃から適切なスケジュール管理を行い、請求ミスを防ぐ対策を整えておくことが大切です。
レセプト業務は医療機関の経営を支える重要な業務の一つです。
日々の業務の中で適切な対策を講じ、月遅れ請求を未然に防ぐことで、安定した診療報酬の受け取りを実現しましょう。
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