電子カルテの乗り換えは難しい?どうやる?電子カルテを乗り換える際の注意点と具体的な手順を公開!
医療機関の運営に欠かせない電子カルテシステム。
環境の変化や更なる効率化を求めることで、システムの乗り換えを検討するケースが少なくありません。
しかし「電子カルテの乗り換えは難しいのでは？」という疑問を抱える医療関係者の方もいらっしゃるでしょう。
実際、電子カルテの乗り換えは、単なるソフトウェアの変更以上の複雑なプロセスが求められます。
今回は「適切な電子カルテの乗り換え方法と、その際の重要な注意点と具体的な手順」について詳しくご説明します。
これからシステムを変更しようと考えている医療従事者の方々はぜひ参考にしてみてください。
電子カルテの乗り換えは難しい?
はじめに今回の結論から申し上げると、電子カルテの乗り換えは難しいものです。
慣れ親しんだ医療システムから新しいシステムへ移行するにあたり、データの適合性、操作性の違い、従業員の習熟度など、考慮すべき点が多々ありますし、プロセス全体が複雑になる可能性も否定できません。
しかし、準備と計画をきちんと立てておけば、スムーズに行えるのでご安心ください。
関連記事: 電子カルテの移行作業はどうする?乗り換えのタイミングや注意点について!
電子カルテを乗り換えるクリニックは多い?
基本的に、クリニックは新規開業でなければ電子カルテに乗り換えになります。
特に既存のカルテが古くなったり、機能が不十分になったりした場合、またはコスト効率の良いシステムへの移行を考える際には、乗り換える可能性が非常に高いですよね。
実際、多くのクリニックでは新規開業時以外にもその機会が訪れます。
業務の効率化やセキュリティの向上、そして最新の規制への対応を理由に、積極的にシステムをアップデートする必要性が出てくるのです。
乗り換えるタイミングはいつが適切？
電子カルテを乗り換える適切なタイミングは、環境や必要に応じて変わります。
例えば政府の規制変更が予告された場合や、医療機器との互換性問題が生じた場合、あるいは医療サービスの拡大を計画している場合はすぐに乗り換えるべきでしょう。
乗り換えはクリニックのオペレーションに大きな影響を及ぼすため、じっくりと前もってスケジュールを立てるようにしましょう。
乗り換えプロセス中には十分なテスト期間を確保し、段階的に移行を進めるとリスクを最小限に抑えられます。
リスクの分析と移行計画の重要性
電子カルテの乗り換えにおいて、最も避けたいのはデータ損失や業務の停滞です。
これを防ぐためには事前に徹底したリスク分析と綿密な移行計画が不可欠です。
特にデータ移行は慎重に行う必要があり、データ形式の違いや互換性の問題をあらかじめ確認しておくことが大切です。
移行計画には作業項目や責任者、スケジュール、バックアップ計画などを含め、しっかりとしたプロジェクト管理が求められます。
さらに従業員が新システムをスムーズに使用できるよう、トレーニング計画を立てておくことも重要です。
提供業者のサポートを必ず受けよう
乗り換え作業では新しい電子カルテを提供する業者のサポートが不可欠です。
業者が十分なサポート体制を整えているか、対応の速さやサポート内容が適切かどうかを確認しましょう。
業者選びの際には、他のクリニックの事例やレビューを参考にすることで、信頼できるパートナーを見つけるのに役立ちます。
スムーズな移行のために契約前にサポート内容をしっかりと確認し、緊急時の対応についても話し合っておくと安心です。
関連記事: 電子カルテの義務化はいつから?導入手順についても解説!
電子カルテを乗り換える際の注意点
電子カルテを乗り換える際は、以下のような点に注意しましょう。
- ・データ移行すべき範囲を決める
- ・古いカルテのアーカイブ方法を決める
- ・ベンダーとの技術的サポートの合意を取る
それでは、それぞれ詳しく解説します。
その1.適切なデータ移行範囲の選定
電子カルテの乗り換えにおいて最も重要な作業の1つがデータ移行です。
しかし全てのデータを移行する必要があるわけではありません。
医療データには、患者情報の保護が求められるため、セキュリティやプライバシーに関わる部分には特に注意を払うべきです。
その上でどのデータが移行を必要としているのか、またそれがどれだけの容量を占めるのかを見極める必要があります。
リスクを管理するためにも、事前に移行するデータ範囲の取捨選択をしておきましょう。
移行計画の段階でベンダーと連携し、適切なデータの選定を行うことをおすすめします。
その2.古いカルテのアーカイブ方法を決定する
移行されないデータの取り扱いについても、適切な計画が求められます。
特に法的に保管が義務付けられている医療データには注意が必要です。
データのアーカイブは、医療行為の質の確保だけでなく、将来的な法的要求に応えるためにも大切です。
具体的には、アーカイブするデータのフォーマット選定や閲覧方法の検討、さらには保存期間の設定など、様々な角度から計画を練る必要があります。
ベンダーと相談しながら、アーカイブデータの管理・保管方法を決定し、問題が発生した際にも速やかに対処できる体制を整えることが大切です。
その3.ベンダーとの技術的サポート合意
現在の電子カルテシステムから新しいシステムへの移行は、単なるデータ移行作業では終わりません。
移行後も発生する可能性のあるトラブルに対して、速やかに対応できる体制を整えることが重要です。そのためにはベンダーとの技術的サポートに関する包括的な合意が不可欠となります。
サポートの範囲、対応文書化しておくことが望ましいでしょう。時間帯、問い合わせ方法など、具体的なサービスレベルについて細かく取り決め、
これによって万が一の際にも迅速に問題解決が行え、乗り換えに伴うリスクを低減できます。
電子カルテを乗り換える手順3ステップ
電子カルテの乗り換え手順は、以下の通りです。
- ・データ移行するものとしないものの整理
- ・システム設定とカスタマイズ
- ・テスト運用とトレーニング
それでは詳しく見ていきましょう。
ステップ1：データ移行するものとしないものの整理
まずは現在使用しているデータの中で、移行が必要なものとそうでないものをしっかりと整理します。
患者情報や診療記録など必須データは新しいシステムへ正確に移行する必要がありますが、不要になった古いデータや重複データは移行せずに処分するのが効果的です。
この段階でデータの整理を行うことで、新しいシステムのパフォーマンスを向上させ、運用の効率化にもつながります。
また必要なデータのみを移行することで、移行作業が軽減されるというメリットもあります。
ステップ2：システム設定とカスタマイズ
新しい電子カルテシステムの設定を行い、クリニックの業務に合わせたカスタマイズを施します。
多くのシステムは各クリニックのニーズに合わせて設定を調整できるため、業務の流れに即した画面や入力項目の配置などを見直しましょう。
この段階で、各スタッフの使いやすさを意識しながら設定することが大切です。
必要に応じて外部の医療機器や会計システムとの連携を確保することで、日常業務での利便性がさらに高まります。
ステップ3：テスト運用とトレーニング
すべての設定が整ったら、テスト運用を実施し、新システムの操作や機能に慣れてもらうためのトレーニングを行いましょう。
テスト運用では、実際の業務と同じ流れで使用してみて、問題がないかを確認します。
予期せぬエラーや操作の難しさが発見されることもあるため、テスト期間中に修正を行い、本格運用前にクリニック全体でスムーズに使えるようにしておくことが重要です。
スタッフが新システムに慣れることで、運用開始後の混乱を避けることができます。
【まとめ】電子カルテに関するご相談はポップ・クリエイションへ!
今回は「電子カルテの乗り換え」について詳しくご紹介しました。
電子カルテを新しいものに乗り換える作業は、さまざまな要因を考慮し対応する必要があります。
現在電子カルテの乗り換えをご検討中の場合は、ぜひ「ポップ・クリエイション」へご相談ください。
医療現場を熟知したスタッフの親身なサポートがあれば、電子カルテの移行もよりスムーズに行えます。
電子カルテの乗り換えでお困りのことがありましたら、ぜひポップ・クリエイションまでお気軽にご相談ください。