電子カルテはなぜ使いにくい?不便に感じる理由と今からできる対処法について!
電子カルテを導入したものの「操作が複雑で使いこなせていない」「入力に時間がかかり、かえって業務が増えた気がする」と感じていませんか。
本来電子カルテは、診療や院内業務を効率化するためのツールですが、実際には使いにくさからストレスを抱えているクリニックも少なくありません。
こうした不満は現場の努力不足が原因ではなく、電子カルテの設計や導入後のサポート体制に起因しているケースが多いのが実情です。
本記事では電子カルテを不便に感じる理由を整理したうえで、今からできる対処法や、必要に応じて検討したいベンダー変更の考え方について解説します。
(株式会社ポップ・クリエイション紹介VTR)
電子カルテが使いにくいと感じているクリニックは多い？
電子カルテを「使いにくい」「思ったほど業務が楽にならない」と感じているクリニックは、決して珍しくありません。
実際の現場では「入力に時間がかかり、診療のテンポが乱れる」「操作が複雑で、スタッフ全員が使いこなせていない」といった声がよく聞かれます。
とくに医師・看護師・受付スタッフなど立場ごとに求められる操作が異なるため、負担の感じ方に差が出やすい点も特徴です。
一方でこうした不満は表に出にくい傾向があります。
その理由のひとつが、日々の診療や事務作業に追われ、電子カルテの改善にまで手が回らないためです。
また「電子カルテは多少使いにくくても仕方がないもの」と考え、妥協したまま運用を続けているケースも少なくありません。
しかし多くの場合、問題は電子カルテそのものにあるわけではなく、導入後の運用方法やサポート体制の設計にあります。
この点を整理することが、使いにくさを解消する第一歩といえるでしょう。
関連記事: 電子カルテの移行作業はどうする?乗り換えのタイミングや注意点について!
電子カルテはなぜ使いにくいと感じる？
電子カルテの使いにくさには3つの共通した原因があります。
ここでは現場で特に起こりやすいポイントを整理しながら解説します。
そもそも操作方法を十分に理解していない
電子カルテ導入時の研修は、想像以上に短時間で終わってしまうケースが少なくありません。
基本操作の説明のみで運用が始まり、「あとは使いながら覚えてください」という形になることも多いのが実情です。
その結果忙しい診療現場では、「とりあえず入力できれば問題ない」という状態で使われがちになります。
こうした状況が続くとスタッフごとに操作方法が異なり、自己流の使い方が定着していきます。
一見問題なく回っているようでも、入力の手間が増えたり、無駄な画面遷移が発生したりと、知らないうちに非効率な運用になっていることも珍しくありません。
本来の機能を十分に活かせていないまま、「使いにくい」という印象だけが残ってしまうのです。
現場の業務フローと合っていない
電子カルテは医師だけでなく、看護師や受付、医療事務など複数の立場が関わるシステムです。
しかし導入時に業務全体を見渡さず、特定の役割だけを基準に設計してしまうと、現場とのズレが生じやすくなります。
たとえば医師にとっては使いやすくても、受付業務では操作が煩雑になるといったケースです。
このような状態では業務の一部だけが効率化される「部分最適」に陥りやすく、結果として院内全体の流れは改善されません。
電子カルテが業務を分断してしまい、かえって負担が増えたと感じる原因にもなります。
ベンダーのアフターサポートが十分でない
電子カルテ導入後のサポート体制も、使いにくさを感じる大きな要因です。
問い合わせをすれば回答はもらえるものの、基本的には受け身の対応にとどまり、運用改善まで踏み込んでもらえないケースがあります。
そのため現場で感じている細かな不満や課題が解消されないまま放置されがちです。
本来であれば利用状況を踏まえた活用提案や改善アドバイスがあることで、電子カルテはより使いやすくなります。
そうした支援がない場合、「結局どの電子カルテも同じ」と感じてしまい、不満が積み重なっていくのです。
このように電子カルテの使いにくさは、複数の要因が重なって生じています。原因を切り分けて考えることが、次の改善策を見つけるヒントになります。
関連記事: 電子カルテの義務化はいつから?導入手順についても解説!
現在電子カルテが使いにくいと感じているなら、ベンダー変更を検討すべき理由！
電子カルテの使いにくさを感じながら運用を続けている場合、「このまま使い続けて問題ないのか」と不安に思うこともあるでしょう。
実際に使いにくい状態を放置すると、日々の業務だけでなく、スタッフや医院経営にも影響が及ぶ可能性があります。
ここではなぜベンダー変更を検討する価値があるのかについて、具体的な理由を整理していきます。
使いにくい電子カルテを使い続けるデメリットは大きい
電子カルテの使いにくさを我慢したまま運用を続けると、日々の診療効率が徐々に低下していきます。
入力や確認に時間がかかることで診療のテンポが乱れ、結果として患者様の待ち時間が長くなるケースも少なくありません。
また操作にストレスを感じながら働く状態は、スタッフの負担を増やします。
小さな不満が積み重なることで、モチベーションの低下や離職リスクにつながる可能性もあるでしょう。
こうした状況は、医院全体の生産性や経営面にも影響を及ぼしかねません。
最近の電子カルテは操作性・連携面が大きく進化している
近年の電子カルテは、以前と比べて操作性が大きく向上しています。
直感的に操作できる画面設計が採用されている製品も多く、ITに不慣れなスタッフでも使いやすい点が特徴です。
またクラウド型電子カルテの普及により、システム管理や更新の負担が軽減されている点も見逃せません。
予約システムやオンライン問診、レセプトソフトなど、周辺システムとの連携を前提とした設計が進んでおり、業務全体の効率化を図りやすくなっています。
「ベンダー変更は大変」という思い込みを見直す
ベンダー変更に対して「手間がかかる」「失敗しそう」と不安を感じる方も多いでしょう。
しかし現在感じている不満や課題を整理しておけば、次の電子カルテ選びでは同じ失敗を繰り返しにくくなります。
使いにくさを感じている今だからこそ、中長期的に自院に合った電子カルテを見直す良いタイミングともいえます。
ベンダー変更はあくまで選択肢のひとつですが、状況によっては前向きに検討する価値のある対処法です。
電子カルテのベンダー変更を行う際の最大の注意点！
電子カルテのベンダー変更を検討する際、「どの製品が有名か」「費用がどれくらいか」といった点に目が向きがちです。
しかしこれらの条件だけで判断してしまうと、再び「使いにくい」と感じる結果になりかねません。
ここではベンダー変更時に特に意識したい注意点を整理します。
価格や知名度だけで判断しない
電子カルテは価格が安いから、あるいは導入実績が多いからといって、自院に必ずしも合うとは限りません。
診療科目やスタッフ構成、業務の進め方によって、求められる機能や操作性は大きく異なります。
表面的な条件だけで選ぶのではなく、「自院の課題を解決できるか」という視点で検討することが重要です。
導入後のサポート体制を必ず確認する
ベンダー変更時に最も重視したいのが、導入後のサポート内容です。
操作説明や研修がどの程度行われるのか、導入後も定期的なフォローがあるのかを事前に確認しておく必要があります。
また導入前に現場の業務フローを丁寧にヒアリングしてくれるかどうかも重要な判断材料です。
業務を理解したうえで提案してくれるベンダーであれば、導入後のズレを防ぎやすくなります。
データ移行・切り替え時の負担を把握しておく
電子カルテのベンダー変更では、データ移行や切り替え作業が発生します。
診療に支障が出ないよう、移行スケジュールや対応範囲を事前に確認しておくことが大切です。
どこまでベンダーが対応してくれるのか、院内で準備が必要な作業は何かを整理しておくことで、トラブルを避けやすくなります。
最終的に重要なのは、電子カルテを「導入して終わり」にしない姿勢です。
導入後も継続的にサポートし、運用改善に伴走してくれるベンダーかどうかが、満足度を大きく左右します。
経営者目線で長期的な視点を持ち、信頼できるパートナーを選ぶことが、ベンダー変更成功の鍵といえるでしょう。
関連記事: 【電子カルテの操作についていけない】3つの原因と今からできる対処法!
【まとめ】電子カルテが使いにくいと感じているなら、ベンダー変更も検討してみよう！
電子カルテの使いにくさは、決して現場の努力不足が原因ではありません。
操作方法の理解不足や業務フローとのズレ、導入後サポートの不十分さなど、複数の要因が重なって生じているケースが多いのが実情です。
こうした原因を整理し、どこに課題があるのかを把握できれば、改善につなげることは十分可能です。
使いにくさを我慢しながら運用を続けるよりも、早めに見直すことで、日々の業務負担やスタッフのストレスを軽減できる可能性があります。
電子カルテは長く使い続ける業務の基盤となるシステムです。
だからこそ自院の診療スタイルや業務体制に合った電子カルテを選ぶことが重要になります。
ポップ・クリエイションは、電子カルテ導入実績に裏打ちされた専門性で、開業医の開業準備から導入後の手厚いサポートまでワンストップで対応しています。
「現在の電子カルテに使いにくさ」を感じている医療機関様は、必要に応じてベンダー変更も選択肢に入れながら、より働きやすい環境づくりを検討してみてはいかがでしょうか。